¿Sabía Usted que el inadecuado uso de los datos personales de clientes, proveedores y trabajadores puede acarrear multas millonarias, y conflictos de imagen pública a tu empresa?
Despacho Arisque, Compliance & Previsión empresarial, abogados de empresa en Aguascalientes, somos un grupo interdisciplinario de profesionales de diferentes áreas, donde nos preocupamos y ocupamos del desarrollo de su compañía, comercio, organización; y desde luego ello tiene como consecuencia su tranquilidad.
Ahora le contamos una verdadera historia de terror, vivida por una empresa mediana en Aguascalientes, obviamente por cuestiones de respeto a nuestro cliente no mencionaremos su nombre.
Resulta que la negociación, a quien llamaremos “papelería”, tiene muchos clientes quienes todos los días van a sus instalaciones a comprar varios productos, de igual manera la papelería tiene varios proveedores.
En la papelería todo el tiempo se están tomando y registrando diversos datos personales, por ejemplo, cuando los clientes piden factura por sus compras, (nombre, domicilio, correo electrónico, número telefónico, incluso les pedían sacar copia a su credencial de elector); o a los proveedores mismos datos, inclusive referencias, con lo cual se registran más datos de terceros que no tienen relación con esta operación.
Incluso a los trabajadores que laboran en la papelería se les pide información personal, es decir copias de sus diferentes identificaciones como lo son la credencial de elector, la cartilla del servicio nacional, la licencia de conducir, el pasaporte u otro documento oficial para si tener la certeza de saber quién es la persona, su domicilio, si es casado, o soltero, edad, peso, estatura, edad, etc.
Hasta aquí podría pensar “eso no tiene nada fuera de lo común, muchas empresas lo hacen, en todos lados piden nombres y hasta identificaciones…” pues resulta que, legalmente hablando, no es tan sencillo, en efecto la papelería no tenia los protocolos para poder resguardar los datos personales y mucho menos la capacitación y adiestramiento de cómo manejar esos datos personales en posesión de particulares.
Entonces, aquí empezaron los riesgos: riesgo legal, y riesgo operativo para la empresa, ya que, al no contar con los protocolos y capacitación de su personal para resguardar toda esta información, la autoridad le impuso una multa por una cantidad muy elevada por incumplir con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares.
Tener un Aviso de Privacidad no es la única obligación, para nada. Es apenas uno de los controles y mecanismos que empresas y comercios deben tener. El Aviso de Privacidad es un elemento significativo, pero no es el único ni el más importante.
Todos estamos expuestos al mal uso de nuestra información personal; particularmente las compañías deben ser proactivas en el tema de la protección, pues no sólo es una exigencia legal, sino representa la confianza depositada en ellas por clientes y proveedores.
Volviendo al ejemplo, resulta que varios trabajadores de la papelería, hicieron mal uso de los datos personales que tenían en su poder y los divulgaron con otras personas extrañas, ajenas a esta relación comercial; y al enterarse una de esas personas afectadas le pidió a la papelería que eliminara sus identificaciones, apoyados en sus derechos ARCO (ACCESO, RECTIFICACION, CANCELACION Y OPOSICION), establecidos como un Derecho Humano, contenido en el Articulo 16 Párrafo Segundo de nuestra Constitución Mexicana
La falta de los protocolos y controles que ya comentamos fue decisiva para la papelería fuera sancionada por el Instituto Nacional de Acceso a la Transparencia, Acceso a la Información, y Protección de Datos Personales (INAI) con una multa de aproximadamente 3 millones de pesos.
Aquí es donde nosotros, Despacho Arisque, abogados corporativos en Aguascalientes, entramos a revisar el estatus de la empresa. Detectamos todos los riesgos y omisiones que la papelería tenía. Nos contrataron para capacitar a su personal, así mismo estamos elaborando manuales para que se designen depositarios de estos datos, y en general toda la información necesaria e indispensable para que la empresa no vuelva a tener conflictos.
Recomendamos como puntos mínimos que las organizaciones deben cubrir:
- Persona, o departamento encargado de datos personales
- Contrato que asegure los derechos y obligaciones de esta persona o departamento
- Capacitación en el tratamiento y resguardo de datos personales (general a los miembros de la organización, y especializada para la persona o departamento encargado)
- Capacitación en el uso de derechos ARCO
- Manual de Crisis, y capacitación en su uso
- Revisión y adecuación a contratos de trabajadores, para garantizar el adecuado tratamiento de datos personales
- Aviso de privacidad sobre los datos personales de clientes (integral, y simplificado)
- Aviso de privacidad sobre los datos personales de trabajadores (integral y simplificado)
- Aviso de privacidad sobre los datos personales de proveedores (integral y simplificado)
Más elementos y procedimientos podrían agregarse al checklist, tras una visita y revisión más detallada de la situación actual de la organización, y sus necesidades.
DESPACHO ARISQUE, elaboramos PROGRAMAS INTEGRALES DE COMPLIANCE, somos un despacho HIDROCALIDO, que damos servicio a las empresas del Estado, de la Región, así como a todo el País, con un personal altamente capacitado para ello, no dude en contactarnos, y darse la oportunidad de conocer y disfrutar de la tranquilidad que te da UN PROGRAMA COMPLIANCE.
Además, tiene otros beneficios como desarrollar la competitividad de la empresa, mejorar el ambiente laboral, y con ello la productividad, evita problemas legales y económicos. Puede leer más al respecto en la sección ¿Cómo beneficia el Compliance a mi empresa? de nuestra página despachoarisque.mx
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